Verwachtingen versus de realiteit
Veel ondernemers zullen deze vraag schoorvoetend met een ontkenning moeten beantwoorden. Wat veelal met een ambitieus plan begon om de kwaliteit in de organisatie te verbeteren, is inmiddels vervallen tot een kwaliteitsmanagementsysteem waar alleen de kwaliteitsmanager zich nog mee bemoeit. In deze situaties zien medewerkers de toegevoegde waarde die ISO 9001 kan bieden niet. Er is alleen oog voor de extra werkzaamheden die de vele registraties met zich meebrengen. De brandende vraag die zich opdringt is dan ook: Hoe voorkom ik deze situatie?
Antwoord in de norm
Een deel van het antwoord zit verborgen in de ISO 9001 norm zelf. De norm is algemeen geformuleerd, waardoor organisaties zelf in kunnen vullen hoe in de praktijk aan de eisen wordt voldaan. Voordat je daadwerkelijk overgaat tot het beschrijven van de processen binnen de organisatie, is het van groot belang dat de je je eerst afvraagt wat de organisatie met het ISO 9001 systeem wil bereiken. Is het alleen te doen om een contract af te sluiten met een klant, of wil je efficiënter werken en minder fouten maken? Draait het om de eerste motivatie, dan is de kans groot dat de organisatie in de aloude ISO 9001 valkuil stapt. Kiest je voor de andere optie, dan is de weg vrij voor een invoering van het kwaliteitsmanagementsysteem dat succesvol kan zijn.
Nu het hoge woord eruit is en de keuze is gemaakt, kun je binnen de organisatie starten met het inventariseren van de belangen van medewerkers. Wat zijn de ambities en wensen? Maar bovenal: wat vinden medewerkers belangrijk binnen de organisatie? Dit lijkt een open deur, maar hier gaat het vaak mis. Door als organisatie af te gaan op algemene aannames als: “werknemers vinden een goed salaris en promotiemogelijkheden het belangrijkste”, mist je als organisatie de werkelijke items die medewerkers belangrijk vinden. Uit onderzoek blijkt namelijk dat het thema betrokkenheid vele malen hoger scoort bij medewerkers, dan het thema beloning. Het op tijd betrekken van medewerkers is hiermee dan ook een belangrijke stap voor het verdere verloop van het ISO 9001 traject.
Shared Values
Met de input van de medewerkers, ben je als organisatie vervolgens in staat om op zoek te gaan naar de overeenkomende waarden binnen de onderneming. Deze zogenaamde shared values tussen enerzijds de medewerkers en anderzijds de bedrijfsdoelstellingen vormen de basis voor een collectieve ambitie, die een winnende combinatie creëert. Zonder een op shared values gebaseerde collectieve ambitie, is de kans zeer groot aanwezig dat de organisatie op den duur een eilandenrijk wordt, waar bureaucratie welig tiert en passie ver te zoeken is. En dat is precies wat we juist willen voorkomen, om een IS0 9001 introductie succesvol te maken.
Een duidelijk geformuleerde collectieve ambitie is uitstekend inzetbaar om gedurende het ISO9001 traject als leidraad te fungeren. Het helpt je als organisatie namelijk niet alleen bij het opstellen en beschrijven van de cruciale bedrijfsprocessen, maar accentueert ook de onderdelen van het kwaliteitssysteem die door de organisatie als belangrijk worden ervaren. En zo is het heel goed denkbaar dat werkoverleg, opleidingsplannen en functioneringsgesprekken niet het sluitstuk van de ISO 9001 certificering vormen, maar als belangrijke handvatten dienen om de ISO 9001 verwachting waar te maken.
Meer weten over hoe MnP Solutions organisaties ondersteunt bij het behalen van een ISO 9001 certificaat? Neem dan eens een kijkje op onze pagina over deze implementatie, of lees hoe onze opdrachtgevers de samenwerking ervaren in onze testimonials!
